Organización sencilla del email

Sigo desde hace años varios blogs sobre productividad y organización. Una de mis páginas favoritas es Thinkwasabi de Berto Pena.

Quiero compartir parte de ese aprendizaje. Para los proyectores como yo, el tema de la productividad es algo complicado. Pero quizás a los generadores les sirva este conocimiento.

Uso la siguiente lista de acciones sobre los emails:

  • Yo tengo que hacer algo urgente.
  • Yo tengo que hacer algo que puede esperar.
  • Estoy esperando respuesta.
  • Tengo que hacer un seguimiento periódico.

Para marcar estas acciones uso las estrellas de gmail. Se pueden configurar desde “configuración/general/estrellas” arrastrando con el ratón a “en uso” aquellas que quieras utilizar para marcar tus emails. Para saber cómo llama gmail a cada icono solo tienes que poner el ratón encima y aparece el nombre.

A cada una de las accciones anteriores le asocio una estrella o icono de un color.

Acciones e iconos asociados:

AcciónIcono
Yo tengo que hacer algo urgente. Exclamación roja (red-bang)
Yo tengo que hacer algo que puede esperar. Estrella amarilla (yellow-star)
Estoy esperando respuesta. Estrella morada (purple-star)
Tengo que hacer un seguimiento periódico. Flechas naranjas (orange-guillement)

Ahora para marcar cada email tienes que pulsar con el ratón sobre la estrella que aparece en el email. Tienes que pulsar tantas veces como sea necesario hasta que aparezca el icono que quieres usar. Los iconos aparecen en el mismo orden que hayas puesto en configuración.

Yo uso el siguiente orden:

  1. Exclamación roja, “red-bang”.
  2. Estrella amarilla, “yellow-star”.
  3. Estrella morada, “purple-star”.
  4. Flechas naranjas, “orange-guillement”.

Una vez que tienes los emails clasificados, toca ponerse a hacer. Para buscar los email tienes que usar el buscador del email y poner la función has: seguida del nombre del icono.

Por ejemplo, voy a ponerme a hacer todo el trabajo urgente. Pongo en el buscador:
has:red-bang

Y aparece la lista completa de emails marcados con ese icono.

Para asegurarte que buscas en todos los emails, puedes poner:
in:anywhere has:red-bang

Si usas etiquetas para organizar por carpetas los emails, yo por ejemplo tengo una etiqueta @Proyectos, si quiero buscar todo el trabajo urgente relacionado con mis proyectos, tengo que poner en el buscador:
label:@Proyectos has:red-bang

Ahora solo falta que escojas tus acciones y los iconos. Y 21 días de práctica para adquirir el hábito.

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