Vivir mi cruz (parte 13)

Cuando una persona nueva llegaba a mi equipo de trabajo, yo era responsable de esa persona. Yo tenía que asegurar que esa persona tuviese las condiciones necesarias para empezar a trabajar lo antes posible.

De forma contínua recordaba uno de los primeros libros de liderazgo que leí en 2009, “La paradoja: un relato sobre la verdadera esencia del liderazgo” de James C. Hunter. Saber servir y cuidar a tu equipo de trabajo.

Me creé mi propia lista de verificación con todas las acciones que tenía que llevar a cabo para conseguir que esa persona se integrase lo antes posible y de la forma más efectiva posible.

Me aseguraba que:

  • Tuviese su espacio de trabajo en buenas condiciones. Hablaba con las personas necesarias para asegurar condiciones de ergonomía.
  • Tuviese equipo informático de trabajo, con las herramientas de trabajo necesarias instaladas, conexión de red y puntos de corriente eléctrica en su puesto.
  • Tuviese teléfono fijo (en los casos necesarios) con ramal y configuración necesaria de conexión con otros departamentos.
  • Tuviese permisos de acceso a la red compartida de recursos y carpetas de trabajo.
  • Cuentas creadas en los canales de comunicación (email corporativo, chats internos, etc) y alta en los grupos de trabajo.
  • Kit de material de oficina.

Las primeras horas de esa persona en la organización las pasaba conmigo. Explicaba el proyecto al cual se incorporaba, nuestra historia, el momento actual y hacia dónde íbamos. Le explicaba el organigrama, las responsabilidades de los diferentes departamentos y las interacciones entre ellos.

Asignaba una persona del equipo que estaría con esta persona los primeros días. La persona nueva se sentaba al lado de otra persona del equipo para ver cómo esa persona hacía su trabajo. Ahí empezaba la inmersión de la persona.

Después de la primera semana, me sentaba con la persona nueva para asegurarme que tenía todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo. Y además me aseguraba que no hubiese algún tema bloqueado con otros departamentos que yo tuviese que desbloquear.

Del mismo modo, cuando una persona dejaba mi equipo, yo me aseguraba que se hubiese realizado el traspaso de conocimiento al equipo de trabajo. Todo el trabajo estaba en red y documentado.

  • Los documentos que había que archivar, se archivaban, y los que había que destruir se destruían.
  • Los equipos informáticos se reseteaban para disponibilizarlos para otra persona.
  • El espacio de trabajo quedaba limpio para que otra persona pudiese ocuparlo.
  • El material de oficina se devolvía y se disponibilizaba para que otra persona pudiese utilizarlo.
  • Se cursaba la baja en todos los sistemas de información.

De esta forma cerraba el ciclo completo, desde que yo asumía la responsabilidad de una persona en mi equipo, hasta que se marchaba. Esto era algo básico para la gestión del conocimiento del equipo.

¿Tú qué acciones realizas para crear las condiciones necesarias para que tu equipo lleve a cabo su trabajo?

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