Organizar equipos en diferentes usos horarios

Photo by T.H. Chia on Unsplash

¿Alguna vez te has perdido una reunión porque el horario al que tenías que conectarte no era el que pensabas en tu zona horaria?

A mí sí me ha pasado. He tenido que coordinar equipos en diferentes usos horarios, unos con cambio de horario entre verano e invierno y otros no, además de tener diferentes festividades locales y nacionales.

Cuando trabajaba en Brasil, algunos/as compañeros/as se reían cuando yo informaba del cambio de horario en invierno y en verano, pero era algo necesario e importante. Tenía que avisar al equipo de cuál era el horario del equipo de España en caso de necesitar soporte por parte de ellos.

Además, aprendí que el cambio de horario no se realiza en todo el mundo el mismo día. En el caso de Brasil y España, en particular la diferencia horaria entre São Paulo y Madrid era de 3 horas durante unos meses, luego teníamos 4 horas durante más o menos una o dos semanas, y después teníamos una diferencia de 5 horas.

Esto nos afectaba a la coordinación de equipos, a la operación del día a día, y también a nivel personal. No era lo mismo cuadrar una videoconferencia como mis amigos/as de España cuando teníamos 3 horas de diferencia que cuando teníamos 5.

Para poder organizar a la gente he usado casi siempre la aplicación Time and Date, y me ha resultado muy útil, práctica y fácil de usar. Una de sus funcionalidades que a mí más me ha ayudado, está en el menú Time Zones / International Meeting Planner

Puedes buscar por zona horaria, ciudad, estado o país. Añades todas las localizaciones donde están las personas que necesitas coordinar y pulsas “show timetable” para visualizar la combinación de horarios.

La leyenda de colores para interpretar los horarios es:

  • Tachado: Intervalo de tiempo pasado.
  • Gris: Intervalo de tiempo actual en base a la hora del equipo desde el cual te estás conectando.
  • Rojo: Intervalo de tiempo donde normalmente se considera que la gente duerme.
  • Verde: Intervalo de tiempo que se considera horas de trabajo.
  • Amarillo: Intervalo de tiempo que se considera como horas fuera del trabajo.

Luego, cuando he tenido que buscar un horario que se adaptase a la disponibilidad de la mayoría, he buscado los intervalos de tiempo en color verde, donde todas las localizaciones estaban en verde.

Esto se basa en un horario estandarizado internacionalmente como horario de trabajo entre las 8:00 y las 17:00. Esto es importante tenerlo en cuenta y adaptarlo en cada caso.

Por ejemplo, el horario de jornada continua de 8:00 a 15:00 que es habitual en muchas empresas en España durante los meses de julio y agosto, no se aplicaba en Brasil.

Podéis imaginar cómo de complejo era coordinarnos cuando a las 8:00 de São Paulo empezaba la jornada, en Madrid eran las 13:00, porque justo durante la jornada continua en España coincidía que teníamos 5 horas de diferencia. A las 10:00 de la mañana en São Paulo que muchas reuniones empezaban, en España ya eran las 15:00, hora de irse la gente a casa.

Y tú, ¿cómo te organizas con equipos de diferentes usos horarios?

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